Cómo asignar tareas en Correos electrónicos + plantillas
Muchos empresarios, gerentes, profesores y jefes de departamento se encuentran con que tienen que enviar correos electrónicos para pedir a alguien que haga una tarea. Aunque es fácil enviar un correo electrónico rápido para quitarse una tarea de encima, muchas veces esto puede ser contraproducente. (¡A muchos de ustedes les habrá pasado!)
Es importante pensar bien lo que hay que incluir en un correo electrónico para dar una tarea a alguien antes de enviarlo.
Antes de dar algunos consejos sobre cómo enviar una tarea por correo electrónico, veamos un par de cosas que no hay que hacer.
Que NO debes hacer ejemplo 1
“Hola Fred,
Deja lo que estes haciendo. Tenemos una nueva prioridad, empieza a trabajar en la nueva presentación. La necesitamos lo antes posible.
Gracias, Betty”
Que NO debes hacer ejemplo 1
“Hola equipo,
Necesito el nuevo prototipo en las próximas semanas.
Gracias, Betty”
Cómo escribir un correo de manera correcta para asignar una tarea
Ahora, repasemos por qué estos no son el tipo de correos electrónicos que quieres enviar a tu equipo para asignar una tarea.
Aunque los dos correos electrónicos anteriores son breves, no proporcionan ninguna instrucción específica para llevar a cabo la tarea. Tampoco proporcionan una fecha de vencimiento clara para la tarea o el proyecto.
En el segundo correo electrónico, te darás cuenta de que se dirige a todo un equipo, sin dar instrucciones específicas a ningún miembro concreto del equipo, por lo que no está claro quién es responsable de hacer cada cosa.
Escribir un correo electrónico para asignar tareas puede ser un poco complicado porque es fácil olvidar información importante o no comunicar claramente las expectativas.
A continuación, repasamos algunas de las mejores prácticas para escribir correos electrónicos que asignen tareas, de modo que pueda ser claro y eficaz.
Estas son algunas pautas básicas que deben seguirse al escribir correos electrónicos para asignar tareas:
1- Sea conciso
La razón por la que delegas una tarea es para ahorrar tiempo. Aunque quieras incluir toda la información necesaria para completar la tarea, no es necesario que des detalles irrelevantes. (¡Todos hemos recibido esos correos electrónicos que tienen 12 párrafos de más! No envíes uno de esos). Basta con que expliques en qué consiste la tarea, cómo hay que hacerla y cuándo hay que completarla.
2- Especifica quienes son los responsables
Cuando te dirijas a un grupo de personas en un correo electrónico, especifica quién es el responsable de cada tarea y qué otros miembros del equipo deben contribuir. Si dejas que todo el grupo haga el trabajo, puedes desencadenar el "efecto espectador", en el que todos asumen que otro lo va a hacer, y la tarea no se acaba haciendo.
3- Da instrucciones específicas y claras
Establezca expectativas claras. No dejes que la otra persona decida lo que le pides que haga.
Una forma de asegurarte de que has dado toda la información que pueden necesitar es preguntarte a ti mismo (si no supieras cuál es la tarea) si tendrías toda la información necesaria para hacer un trabajo excelente y completo. Cuando puedas decir que sí, habrás dado instrucciones completas.
4- Deja bien clara la fecha de entrega
Siempre hay que poner una fecha en la cual la tarea debe estar terminada. Si no lo haces, corres el riesgo de que se te pasen plazos importantes o de que tengas que hacer un seguimiento repetido de una tarea que tenías que hacer en una fecha concreta.
Plantilla de correo electrónico generalizado para asignar una tarea
Por favor, prepare los GIFs para las tres primeras publicaciones en las redes sociales del calendario del próximo mes.
Esta es una tarea de {formmenu: name=baja prioridad; prioridad media} por lo que considere trabajar en ellas una vez terminada las tarea de mayor prioridad. Tiene {formtext: name=días} de plazo para terminar.
(if answer is high priority) Esta es una tarea de {time: LL; shift=+2D} por lo que debe de tener precedencia con respecto al resto de tareas. Intente completarla antes del {time: LL; shift=+2W}.
Plantilla de correo electrónico para delegar una tarea mientras no estas en la oficina
Estaré fuera entre {formdate: LL; name=fecha1} and {formdate: LL; name=fecha2}, por lo que necesito que cubras alguna de mis cosas mientras estoy fuera.
Necesitaré tu ayuda en:
{formparagraph: name=Comunicarse con los escritores, vigilar que el contenido se entregue a tiempo…; cols=40; rows=5}
Por favor, programe una reunión para nosotros la {formmenu: name=mañana; tarde; noche} del {formdate: LL; name=fecha3} y asi podremos discutir más detalles antes de que me marche.
Muchas gracias, Giovanni
Plantilla de correo electrónico para asignar un tipo específico de tarea
Nos vamos a reunir con {formtext: name=nombre del cliente} el {formdate: LL} y necesito tu ayuda para preparar la reunión.
Necesito tu asistencia para que recojas la siguiente información:
{formparagraph: name=Información requerida.default=; cols=30; rows=4}
Sería de agradecer si me pudieras enviar esa información antes del {formdate: LL; name=fecha1}.
Agradecería tu ayuda en esto. Gracias, Robert
Plantilla de correo electrónico para pedir ayuda para crear una presentación
Nos vamos a reunir con {formtext: name=nombre del cliente} el {formdate: LL} y necesito tu ayuda para preparar la reunión.
Necesito que crees una presentación para la reunión que cubra lo siguiente:
{formparagraph: name=Información requerida.default=; cols=30; rows=4}
Sería de agradecer si me pudieras enviar esa información antes del {formdate: LL; name=fecha1}.
Agradecería tu ayuda en esto. Gracias de antemano, Robert
Plantilla de correo electrónico para asignar tarea con fecha límite
Necesito pedirte que te pongas a trabajar en algo. Podrías hacer {formtext: name=nombre de la tarea; cols=12} para el {formdate: LL}.
La tarea es {formmenu: name=muy sencilla; algo complicada}. Esto es lo que necesito que hagas:
{formparagraph: name=Instrucciones tarea; default=; cols=30; rows=4}.
Espero que estas instrucciones sean suficientes. Por favor, hazme saber si tienes alguna pregunta.
Saludos, Robert
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